Adjoint au responsable du Service de Gestion du Dossier Patient (SGDP)

Seconde l’attaché d'administration en charge du SGDP dans ses missions

Archives médicales

• Assure en lien avec le responsable du Service du dossier patient la gestion des archives médicales de l’établissement dans le respect de la réglementation en vigueur et des règles internes définies en la matière en ce qui concerne l’organisation du circuit de l’archivage médical

• Participe à l’élaboration de la politique de gestion documentaire (papier et numérique) de l’établissement et à la mise en œuvre d’un plan de numérisation des données patients

Communication des dossiers médicaux

Participe à la gestion quotidienne des demandes de communication interne et externe des dossiers médicaux

Identito vigilance

Participe à la gestion quotidienne des problématiques d’identito-vigilance et de gestion quotidienne des fusions en lien avec les CIV des autres CH du Territoire

Mouvements

Participe à la cellule mouvements et à ce titre effectue en lien avec le responsable du service de gestion du dossier patient le traitement des requêtes journalières de contrôle de la cohérence des mouvements des patients hospitalisés

Missions spécifiques :

• Archives et communication du dossier patient sous la validation du responsable du SGDP :

  • Participe à l’élaboration et à l’actualisation des procédures d’archivage, de transmission des dossiers médicaux et de gestion des archives médicales

  • Participe à la mise œuvre des procédures d’archivage et de gestion des archives médicales ainsi qu’à leur évaluation

  • Veille à l’application des procédures d’archivage et de gestion des archives

  • Participe au projet de numérisation des données patients et des données administratives (plan de gestion des documents)

  • Participe à la gestion quotidienne des demandes internes et externes de communication des dossiers patients en lien avec les archivistes et en fonction des besoins

  • Etablit les commandes de fournitures nécessaires au fonctionnement du SGDP

• Identito-vigilance sous la validation du responsable du SGDP :

  • Participe aux contrôles quotidiens d’identito-vigilance des patients, alerte en cas de problème et propose des solutions ;

  • Contribue à la fusion des dossiers en collaboration avec les CH du territoire;

  • Participe à l’assainissement de la base patients en collaboration avec les Ch du territoire

• Contrôles de la qualité et de la cohérence des mouvements sous la validation du responsable du SGDP et du médecin Dim:

  • Participe à la gestion quotidienne des requêtes de contrôle

  • Analyse les données des séjours en anomalie issus des requêtes ou signalées verbalement (compte-rendu d’hospitalisation, dossier patient, mouvements…) avant de réaliser le cas échéant les rectifications nécessaires (fusion de dossiers par exemple) en garantissant le transfert de l’ensemble des données médicales d’un dossier à l’autre

  • Elabore avec le responsable du SGDP des analyses sur les difficultés rencontrées et des statistiques dans le cadre du suivi de l’activité des mouvements

  • Forme et conseille les utilisateurs dans son domaine de compétence

• Ressources Humaines

  • Assure l’encadrement de premier niveau des agents du SGDP en l’absence du Responsable

  • Elabore dans les délais requis le planning mensuel de l’équipe d’archivistes, le propose pour validation au responsable du service de gestion du dossier patient avant affichage

  • Participe aux évaluations annuelles des personnels du SGDP et au recueil des besoins de formation

  • Participe à l’élaboration du plan de formation continue du SGDP

RELATIONS PROFESSIONNELLES

Internes : Equipe SGDP, équipe DIM, médecin DIM, cadres des secrétariats médicaux, bureau des entrées, responsable du bureau des entrées, personnel paramédical et administratif pour la transmission des dossiers patients, service informatique/référent DPI.

Externes : Personnel administratif du CHAC, patients demandant les dossiers médicaux, services de police et gendarmerie.

RATTACHEMENT HIERACHIQUE

Responsable du Service Gestion du Dossier Patient

Directeur des finances et du dialogue de gestion