Job d'été - Agent Front office du bureau des entrées

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre de la fonction : Agent Front office du bureau des entrées

Etablissement : Centre hospitalier des Vallées de l’Ariège

Adresse : Site du CHIVA : Chemin de Barrau – Saint-Jean-de-Verges

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :

ACCUEIL : Accueillir, renseigner, orienter les patients, les visiteurs (familles, ambulanciers…)

-  Informer les visiteurs du numéro de chambre des patients hospitalisés,

-  Gérer les appels téléphoniques, orienter les appels ou répondre aux demandes de renseignements,

-  Orienter les patients ou les visiteurs vers les services d’hospitalisation, de consultations,

-  Orienter les visiteurs vers les directions fonctionnelles ou les salles de formation,

-  Editer les bulletins de situation ou les documents nécessaires à la prise en charge des soins,

-  Effectuer la vente des tickets des prestations en vigueur dans l’établissement,

-  Effectuer l’encaissement des soins restant dus par les patients.

ADMISSIONS et GESTION DES PREADMISSIONS : recueillir, recenser, vérifier, tracer, archiver et traiter l’ensemble des informations administratives des dossiers externes ou hospitalisés des patients accueillis sur les différents sites de l’entité juridique pour effectuer une prise en charge conforme aux procédures en vigueur dans l’établissement, notamment relatives

-  A l’état-civil du patient (application de la procédure d’identitovigilance et qualification versus Identité Numérique Sécurisée (INS)) et aux données complémentaires (adresse, numéros de téléphone, adresse, mail, personnes à prévenir, médecin traitant) (cf application du guide du questionnement),

-  Aux droits assurance maladie obligatoire et complémentaire du patient à la date des soins en utilisant les outils à disposition (CDR et CDR-i pour AMO et ROC pour les AMC),

-  Au déclenchement de signalement et des actions spécifiques à mettre en œuvre en l’absence de droits (code gestionnaire spécifique, assistante sociale…),

-  A l’encaissement des soins effectués dont le montant reste dû par le patient.

-  A la gestion du courrier départ/arrivée et notamment les retours de prise en charge et les attestations en rapport avec les ALD

ETAT CIVIL (Formalités administratives de gestion des décès et des naissances) :

§   GESTION DES DECES : vérifier, transmettre, saisir et accueillir

-  Vérification des documents adressés par les services de soins 

- Certificat de décès manuel et/ou électronique

- Autorisation sortie de corps avant mise en bière

- Signature et tampon du médecin attestant du décès

- Saisie des informations dans le module administratif de convergence

- Accueil de la famille ou de la personne prenant en charge l’organisation des obsèques

- Transmissions des informations à la Mairie de Saint Jean de Verges

- Accueil des agents des pompes funèbres

- lien avec l’agent d’amphithéâtre et les infirmières

§   GESTION DES NAISSANCES: vérifier, transmettre, saisir et accueillir

-  récupération des attestations des naissances au bloc accouchement

-  signature du cahier des naissances pour chaque attestation récupérée

-  inscription dans un classeur spécifique et pour chaque naissance :

o  numéro de naissance

o   IEP, nom et prénom de la maman

o   Date de remise de l’attestation de l’agent de la Mairie qui vient sur site tous les jours

-  visite dans les chambres des parents pour récupération des documents nécessaires à la Mairie

o  livret de famille

o  pièces justificatives d’identité

o  reconnaissance anticipée si elle a été effectuée

-  remise aux parents du document afin qu’ils effectuent le rattachement de leur nouveau-né auprès de leur caisse primaire d’assurance maladie et récupération de ce document

-  saisi de l’identification de l’enfant dans le module administratif convergence (dossier de la maman)

-  restitution de la Mairie de l’attestation de naissance de la veille qui remet en échange l’acte de naissance

-  remise en double exemplaire à la secrétaire de mairie

-  validation du registre des naissances

Responsables hiérarchiques :

Directeur des finances et du système d’information : Madame Maud Réveillé

Responsable du Bureau des Entrées : Madame Chantal FERRIEZ

Adjoint des cadres : Madame Virginie Cordola 

Relations professionnelles :

- Encadrement et collègues,

- Patients et familles, ambulanciers,

- Visiteurs externes,

- Secrétariats médicaux et cadres de santé des Unités de consultations et d’hospitalisation,

- Agent d’amphithéâtre, Mairie et organismes funéraires,

- Assistantes sociales (internes/externes),

- Etablissements de santé- sociaux ou médico-sociaux,